Privaatsuspoliitika

1. Üldsätted

1.1. Käesolev privaatsuspoliitika (edaspidi „Poliitika“) kirjeldab, milliseid isikuandmeid LuxeVista OÜ (edaspidi „Teenusepakkuja“) teenuse LuxeVista (app.luxevista.ee, edaspidi „Teenus“) raames töötleb, mis eesmärgil, millisel õiguslikul alusel ja kui kaua.

1.2. Käesolev Poliitika on Teenusepakkuja andmekaitsepraktikate lühike ja iseseisev ülevaade. Üksikasjalikum regulatsioon sisaldub „Kasutustingimuste“ punktis 5. Kahe dokumendi vastuolu korral on ülimuslikud „Kasutustingimused“ kui põhidokument, mida uuendatakse esimesena; käesolev Poliitika viiakse sellega hilisema uuendamise käigus vastavusse.

1.3. Isikuandmete töötlemine toimub kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega (EL) 2016/679 (GDPR) ja kohaldatava Eesti Vabariigi õigusega.

2. Milliseid andmeid töödeldakse

2.1. Kasutajakonto andmed: eesnimi, perekonnanimi, e-posti aadress, parool (säilitatakse räsitud kujul, mitte selgetekstina), telefoninumber (kui esitatud).

2.2. Dokumentide andmed: vastaspoolteks olevate ettevõtete rekvisiidid (nimi, registrikood, KMKR number, aadress, kontaktandmed), üleslaaditud arvete ja algdokumentide sisu, summad, kuupäevad, pangarekvisiidid.

2.3. Tehnilised andmed: Teenuses tehtud toimingute logid (dokumendi loomine, kontrollimine, saatmine, kustutamine, vaatamine) koos kasutaja ja ajaga, IP-aadress, kasutatava seadme ja brauseri andmed, tehniliselt vajalikud küpsised.

2.4. Teenusepakkuja ei kogu isikuandmete eriliike (terviseandmed, usulised veendumused jms) ega küsi andmeid, mis ei ole seotud Teenuse raamatupidamisliku ja halduslikku otstarbega.

3. Töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused

4. Rollid GDPR tähenduses

4.1. Kasutajakonto andmete (registreerimisandmed, sisselogimine) osas tegutseb Teenusepakkuja vastutava töötlejana (controller) — määrab iseseisvalt nende töötlemise eesmärgid ja vahendid.

4.2. Teenusepakkuja kliendi (ettevõtte, kellele osutatakse raamatupidamisteenust) dokumentides sisalduvate andmete osas tegutseb Teenusepakkuja volitatud töötlejana (processor), vastav kliendiettevõte aga vastutava töötlejana. Sellise töötlemise tingimusi võib täiendavalt reguleerida Teenusepakkuja ja kliendiettevõtte vahel sõlmitud eraldi isikuandmete töötlemise leping (DPA).

5. Kellele andmeid edastatakse

5.1. Teenusepakkuja ei edasta isikuandmeid kolmandatele isikutele nende endi eesmärkidel ega müü andmeid. Edastamine toimub üksnes järgmistel juhtudel:

• süsteemi Merit Aktiva — kasutaja algatusel ja tema juurdepääsuvõtmeid kasutades, raamatupidamisarvestuse pidamiseks;
• ettevõttele Anthropic — tehnoloogiapartnerile, kes töötleb dokumentide sisu üksnes teksti automaatse tuvastamise eesmärgil programmiliidese (API) kaudu, kasutamata andmeid partneri enda mudelite treenimiseks API kommertskasutuse raames;
• infrastruktuuriteenuse pakkujatele (majutus, varundamine) — üksnes Teenuse tehnilise toimimise tagamiseks, konfidentsiaalsuskohustuse alusel;
• Eesti Vabariigi või Euroopa Liidu pädeva riigiasutuse otsese ja seadusliku päringu alusel.

5.2. Punktis 5.1 nimetatud tehnoloogiapartner võib töödelda andmeid serverites, mis asuvad väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda (EMP). Selline edastamine toimub GDPR-is ette nähtud kohaldatavate andmekaitsemehhanismide alusel, eelkõige standardsete lepingutingimuste (Standard Contractual Clauses) ja/või muude tunnustatud piiriülese andmeedastuse mehhanismide alusel.

6. Automatiseeritud otsuste tegemine

6.1. Teenus kasutab dokumendiandmete automaatset tuvastamist tehisintellekti tehnoloogiate abil, kuid see ei kujuta endast automatiseeritud otsuste tegemist GDPR artikli 22 tähenduses: tuvastatud andmeid ei rakendata automaatselt ega too kaasa õiguslikke tagajärgi ilma inimese osaluseta — andmete lõplikku kontrolli ja kinnitamist teostab enne dokumendi saatmist alati kasutaja ja/või raamatupidaja.

7. Säilitustähtajad

7.1. Üleslaaditud dokumendifailid säilitatakse Teenuse serveris kuni eduka edastamiseni süsteemi Merit Aktiva, misjärel algne fail kustutatakse.

7.2. Dokumentide metaandmeid, toimingulogisid ja kasutajakonto andmeid säilitatakse kasutajakonto kehtivuse ajal ning kuni 12 kuud pärast Teenuse kasutamise lõppemist, kui kohaldatavast õigusest ei tulene pikemat tähtaega — eelkõige Eesti raamatupidamise seadusest tuleneva nõude kohaselt säilitada algdokumente vähemalt 7 aastat vastava majandusaasta lõpust arvates.

7.3. Säilitustähtaja möödumisel märgib süsteem dokumendid Teenusepakkuja administraatori läbivaatamiseks; automaatset kustutamist ilma inimese osaluseta ei toimu.

7.4. Kasutaja poolt dokumendi kustutamisel kannet füüsiliselt ei hävitata — see märgitakse kustutatuks ja säilitatakse auditi ning raamatupidamisdokumentide säilitamisnõuete täitmise eesmärgil.

8. Andmesubjekti õigused

8.1. Teil on õigus:

• saada juurdepääs oma isikuandmetele ja nende koopiale;
• nõuda ebatäpsete andmete parandamist;
• nõuda töötlemise piiramist seaduses ette nähtud juhtudel;
• nõuda andmete kustutamist („õigus olla unustatud“), kui see ei ole vastuolus raamatupidamisdokumentide säilitamise kohustuslike nõuetega;
• nõuda andmete ülekantavust struktureeritud masinloetavas vormingus;
• esitada vastuväiteid Teenusepakkuja õigustatud huvil põhinevale töötlemisele;
• võtta tagasi varem antud nõusolek, kui töötlemine põhineb nõusolekul, ilma see mõjutamata töötlemise seaduslikkust enne tagasivõtmist.

8.2. Nimetatud õiguste teostamiseks pöörduge aadressil info@luxevista.ee. Teenusepakkuja vaatab pöördumise läbi ja vastab GDPR-is sätestatud tähtaja jooksul (üldjuhul ühe kuu jooksul).

8.3. Kui leiate, et teie õigusi on rikutud, on teil õigus esitada kaebus järelevalveasutusele — Andmekaitse Inspektsioonile (www.aki.ee) või oma alalise elu- või töökoha järgsele järelevalveasutusele ELis.

9. Andmete turvalisus

9.1. Teenusepakkuja rakendab andmekaitse tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, sealhulgas: kolmandate süsteemide (Merit Aktiva) juurdepääsuandmete krüpteerimine; juurdepääsu piiramine dokumentidele kliendiettevõtete vahel andmebaasipäringute tasandil; dokumentidega tehtud toimingute logimine koos kasutaja andmetega, sealhulgas vaatamise ja allalaadimise faktid; dokumentide säilitustähtaegade kontroll.

9.2. Isikuandmete turvalisuse rikkumise korral, mis kujutab endast kõrget riski füüsiliste isikute õigustele ja vabadustele, teavitab Teenusepakkuja järelevalveasutust ja vajaduse korral mõjutatud isikuid GDPR artiklites 33–34 sätestatud korras ja tähtaegadel.

9.3. Rakendatavate tehniliste meetmete üksikasjalik kirjeldus on selleks volitatud isikutele (sealhulgas vastutavatele töötlejatele-klientidele) põhjendatud nõudmisel kättesaadav.

10. Alaealiste andmed

10.1. Teenus on mõeldud kasutamiseks üksnes juriidilistele ja füüsilistele isikutele, kes tegutsevad ettevõtluse eesmärgil, ega ole suunatud alaealistele. Teenusepakkuja ei kogu teadlikult alaealiste isikute andmeid.

11. Küpsised

11.1. Teenus kasutab tehniliselt vajalikke küpsiseid kasutaja seansi toimimise tagamiseks (autentimine, keele- ja liidese seadete salvestamine). Sellised küpsised ei vaja nende tehnilise vajalikkuse tõttu eraldi nõusolekut.

11.2. Analüütiliste või muude mitte rangelt vajalike küpsiste kasutamise korral esitatakse kasutajale vastav teavitus ja võimalus väljendada nõusolekut kohaldatava elektroonilise side konfidentsiaalsust käsitleva õiguse ette nähtud korras.

12. Poliitika muutmine

12.1. Teenusepakkujal on õigus käesolevat Poliitikat uuendada. Kehtiv versioon on alati kättesaadav veebilehel koos jõustumise kuupäevaga. Andmete töötlemise ulatust või eesmärke mõjutavatest olulistest muudatustest teavitatakse kasutajaid täiendavalt (e-posti teel või Teenuse teate kaudu).

Kontakt käesoleva Poliitika ja andmesubjekti õiguste teostamise küsimustes: info@luxevista.ee

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика конфиденциальности (далее — «Политика») описывает, какие персональные данные обрабатывает LuxeVista OÜ (далее — «Оператор») в рамках сервиса LuxeVista (app.luxevista.ee, далее — «Сервис»), с какой целью, на каком основании и как долго.

1.2. Настоящая Политика является кратким и самостоятельным изложением практик Оператора в области защиты данных. Более подробное регулирование содержится в разделе 5 «Условий пользования сервисом». В случае противоречия между текстами двух документов приоритет имеют «Условия пользования сервисом» как основной документ, который обновляется в первую очередь; настоящая Политика приводится в соответствие с ними при последующем обновлении.

1.3. Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с Общим регламентом по защите данных (ЕС) 2016/679 (GDPR) и применимым законодательством Эстонской Республики.

2. Какие данные обрабатываются

2.1. Данные учётной записи пользователя: имя, фамилия, адрес электронной почты, пароль (хранится в хешированном виде, не в открытом тексте), номер телефона (при указании).

2.2. Данные документов: реквизиты компаний-контрагентов (название, регистрационный номер, VAT-номер, адрес, контактные данные), содержание загруженных счетов и первичных документов, суммы, даты, банковские реквизиты.

2.3. Технические данные: журналы действий в Сервисе (создание, проверка, отправка, удаление, просмотр документов) с указанием пользователя и времени, IP-адрес, данные об используемом устройстве и браузере, технически необходимые файлы cookie.

2.4. Оператор не собирает специальные категории персональных данных (о здоровье, религиозных убеждениях и т.п.) и не запрашивает данные, не относящиеся к бухгалтерскому и административному назначению Сервиса.

3. Цели и правовые основания обработки

4. Роли по GDPR

4.1. В отношении данных учётной записи пользователя (регистрационные данные, вход в систему) Оператор выступает в качестве контролёра данных (controller) — самостоятельно определяет цели и способы их обработки.

4.2. В отношении данных, содержащихся в документах клиентов Оператора (компаний, которым оказываются бухгалтерские услуги), Оператор выступает в качестве обработчика данных (processor), а соответствующая клиентская компания — в качестве контролёра данных. Условия такой обработки могут дополнительно регулироваться отдельным соглашением об обработке данных (DPA) между Оператором и клиентской компанией.

5. Кому передаются данные

5.1. Оператор не передаёт персональные данные третьим лицам для их собственных целей и не продаёт данные. Передача происходит только в следующих случаях:

• в систему Merit Aktiva — по инициативе и с использованием ключей доступа пользователя, для ведения бухгалтерского учёта;
• компании Anthropic — технологическому подрядчику, обрабатывающему содержимое документов исключительно в целях автоматического распознавания текста через программный интерфейс (API), без использования данных для обучения собственных моделей подрядчика в рамках коммерческого использования API;
• поставщикам инфраструктуры (хостинг, резервное копирование) — исключительно для технического обеспечения работы Сервиса, под обязательством конфиденциальности;
• по прямому и законному запросу компетентного государственного органа Эстонской Республики или Европейского союза.

5.2. Технологический подрядчик, указанный в п. 5.1, может обрабатывать данные на серверах за пределами Европейской экономической зоны (ЕЭЗ). Такая передача осуществляется на основании применимых механизмов защиты данных по GDPR, в частности стандартных договорных условий (Standard Contractual Clauses) и/или иных признанных механизмов трансграничной передачи данных.

6. Автоматизированное принятие решений

6.1. Сервис использует автоматическое распознавание данных документов с помощью технологий искусственного интеллекта, однако это не является автоматизированным принятием решений в значении статьи 22 GDPR: распознанные данные не применяются автоматически и не порождают юридических последствий без участия человека — итоговую проверку и подтверждение данных всегда выполняет пользователь и/или бухгалтер до отправки документа.

7. Сроки хранения

7.1. Загруженные файлы документов хранятся на сервере Сервиса до успешной передачи в Merit Aktiva, после чего исходный файл удаляется.

7.2. Метаданные документов, журналы операций и данные учётной записи хранятся в течение срока действия учётной записи и до 12 месяцев после прекращения использования Сервиса, если более длительный срок не установлен применимым законодательством — в частности, требованием эстонского Закона о бухгалтерском учёте хранить первичные бухгалтерские документы не менее 7 лет с конца соответствующего финансового года.

7.3. По истечении установленного срока хранения документы помечаются системой для рассмотрения администратором Оператора; автоматическое удаление без участия человека не производится.

7.4. При удалении документа пользователем запись не уничтожается физически, а помечается как удалённая и сохраняется для целей аудита и соблюдения требований к хранению бухгалтерских документов.

8. Права субъекта данных

8.1. Вы вправе:

• получить доступ к своим персональным данным и копию обрабатываемых данных;
• требовать исправления неточных данных;
• требовать ограничения обработки в предусмотренных законом случаях;
• требовать удаления данных («право быть забытым»), если это не противоречит обязательным требованиям к хранению бухгалтерских документов;
• требовать переносимости данных в структурированном машиночитаемом формате;
• возражать против обработки, основанной на законном интересе Оператора;
• отозвать ранее данное согласие, если обработка основана на согласии, без ущерба для законности обработки до момента отзыва.

8.2. Для реализации указанных прав обращайтесь по адресу info@luxevista.ee. Оператор рассматривает обращение и предоставляет ответ в срок, установленный GDPR (как правило, в течение одного месяца).

8.3. Если вы считаете, что ваши права были нарушены, вы вправе подать жалобу в надзорный орган — Инспекцию по защите данных Эстонии (Andmekaitse Inspektsioon, www.aki.ee), либо в надзорный орган по месту вашего обычного проживания или работы в пределах ЕС.

9. Безопасность данных

9.1. Оператор применяет технические и организационные меры защиты данных, в том числе: шифрование учётных данных для доступа к сторонним системам (Merit Aktiva); разграничение доступа к документам между клиентскими компаниями на уровне запросов к базе данных; журналирование действий с документами с указанием пользователя, включая факты просмотра и скачивания; контроль сроков хранения документов.

9.2. В случае инцидента, повлёкшего нарушение безопасности персональных данных с высоким риском для прав и свобод физических лиц, Оператор уведомляет надзорный орган и, при необходимости, затронутых лиц в порядке и в сроки, установленные статьями 33–34 GDPR.

9.3. Подробное описание применяемых технических мер доступно уполномоченным лицам (в частности, клиентам-контролёрам данных) по обоснованному запросу.

10. Данные несовершеннолетних

10.1. Сервис предназначен для использования исключительно юридическими и физическими лицами, действующими в предпринимательских целях, и не адресован несовершеннолетним. Оператор сознательно не собирает данные несовершеннолетних лиц.

11. Файлы cookie

11.1. Сервис использует технически необходимые файлы cookie для работы сеанса пользователя (авторизация, сохранение языковых и интерфейсных настроек). Такие файлы не требуют отдельного согласия в силу их технической необходимости.

11.2. При использовании аналитических или иных не строго необходимых cookie пользователю предоставляется соответствующее уведомление и возможность выразить согласие в порядке, предусмотренном применимым законодательством о конфиденциальности электронных коммуникаций.

12. Изменения Политики

12.1. Оператор вправе обновлять настоящую Политику. Актуальная версия всегда доступна на сайте с указанием даты вступления в силу. При существенных изменениях, затрагивающих объём или цели обработки данных, пользователи уведомляются дополнительно (по электронной почте или через уведомление в Сервисе).

Контакт по вопросам данной Политики и реализации прав субъекта данных: info@luxevista.ee