Kasutustingimused

1. Üldsätted

1.1. Käesolevad kasutustingimused (edaspidi „Tingimused“) reguleerivad veebiteenuse LuxeVista (edaspidi „Teenus“), mis on kättesaadav aadressil app.luxevista.ee, kasutamist. Teenus on mõeldud raamatupidamisdokumentide (arvete) ettevalmistamiseks, tuvastamiseks ja edastamiseks raamatupidamissüsteemi Merit Aktiva.

1.2. Teenust kasutades kinnitab kasutaja, et on käesolevate Tingimustega tutvunud ja nõustub nendega täies ulatuses.

1.3. Juurdepääs Teenusele antakse ainult administraatori kutsel; iseseisev registreerimine ei ole võimalik.

1.4. Kui kasutaja (või tema esindatava ettevõtte) ja teenusepakkuja vahel on sõlmitud eraldi raamatupidamisteenuse osutamise leping, reguleerivad käesolevad Tingimused üksnes tarkvaralise Teenuse kasutamise korda ega asenda sellist lepingut. Käesolevate Tingimuste ja raamatupidamisteenuse osutamise lepingu vastuolu korral raamatupidamisteenuse osutamist puudutavas osas kohaldatakse lepingu sätteid.

2. Kasutajakonto

2.1. Kasutaja saab juurdepääsu isikliku kutselingi kaudu ja loob ise parooli.

2.2. Kasutaja on kohustatud hoidma konto andmeid saladuses ega tohi neid kolmandatele isikutele edastada.

2.3. Juurdepääsu kaitseks on soovitatav sisse lülitada kahefaktoriline autentimine (2FA).

2.4. Kasutaja vastutab kõikide toimingute eest, mis on tehtud tema kasutajakonto alt.

2.5. Konto andmete ohustatuse kahtluse korral (kaotamine, vargus, loata juurdepääs) on kasutaja kohustatud sellest viivitamata teavitama teenusepakkujat käesolevates Tingimustes märgitud kontaktaadressil ning parooli vahetama.

2.6. Parooli kaotamise korral toimub juurdepääsu taastamine Teenuse funktsionaalsuses ette nähtud isikusamasuse kinnitamise korra kaudu (näiteks kasutajakontoga seotud e-posti aadressi kaudu). Teenusepakkujal on õigus keelduda juurdepääsu taastamisest, kui esineb põhjendatud kahtlus pöörduja isikusamasuse osas.

3. Otstarve ja töökord

3.1. Teenus võimaldab laadida üles ostuarveid, koostada müügiarveid, tuvastada andmeid tehisintellekti tehnoloogiate abil ning edastada dokumente süsteemi Merit Aktiva.

3.2. Automaatne tuvastamine on abistava iseloomuga. Andmete lõplikku kontrolli ja kinnitamist teostab kasutaja ja/või raamatupidaja. Teenusepakkuja ei taga automaatse tuvastamise sajaprotsendilist täpsust.

3.3. Kasutaja on kohustatud kontrollima tuvastatud andmete õigsust enne dokumendi kinnitamist ja saatmist. Vastutus kontrollimisel avastamata jäänud puudulike või ekslike andmete saatmise tagajärgede eest määratakse käesolevate Tingimuste punktis 7.

3.4. Teenus ei taga dokumendi töötlemist konkreetseks tähtajaks (näiteks maksudeklaratsiooni esitamise tähtajaks või arve tasumise tähtajaks). Kasutajal on soovitatav dokumendid üles laadida piisava ajavaruga.

4. Kasutaja kohustused

4.1. Laadida Teenusesse üles ainult neid dokumente, mille töötlemiseks on kasutajal seaduslik õigus.

4.2. Mitte laadida üles kolmandate isikute dokumente (sealhulgas kliendiettevõtete dokumente, mis ei kuulu kasutaja kasutajakonto alla) ilma vastava õigusliku aluseta.

4.3. Mitte laadida üles pahavara sisaldavaid faile, mitte püüda häirida Teenuse tööd, mitte hankida loata juurdepääsu teiste kasutajate või ettevõtete andmetele.

4.4. Kasutada Teenust seaduslikel eesmärkidel ning kooskõlas Eesti Vabariigi ja Euroopa Liidu õigusaktidega.

5. Andmed ja konfidentsiaalsus

5.1. Teenus töötleb arvete andmeid, sealhulgas vastaspoolte rekvisiite, mis võivad sisaldada isikuandmeid. Töötlemine toimub kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega (EL) 2016/679 (GDPR). Andmekaitse tehnilised ja korralduslikud meetmed on kirjeldatud teenusepakkuja sisedokumendis ning tehakse selleks volitatud isikutele nõudmisel kättesaadavaks.

5.2. Rollid GDPR mõistes. Teenusepakkuja kliendi (näiteks ettevõtte, kellele osutatakse raamatupidamisteenust) dokumentides sisalduvate isikuandmete osas tegutseb teenusepakkuja (LuxeVista OÜ) volitatud töötlejana (processor), vastav kliendiettevõte või muu isik, kes määrab töötlemise eesmärgid ja vahendid, aga vastutava töötlejana (controller). Kasutaja enda kasutajakonto andmete (nimi, e-post, parool ja muud registreerimisandmed) osas tegutseb teenusepakkuja vastutava töötlejana.

5.3. Töötlemise õiguslik alus on lepingu täitmine (Teenuse osutamine), juriidilise kohustuse täitmine (raamatupidamisarvestuse pidamine kooskõlas õigusaktidega) ning teenusepakkuja õigustatud huvi tagada Teenuse toimimine ja turvalisus.

5.4. Üleslaaditud failid säilitatakse turvalises serveris; pärast ostudokumendi edukat edastamist süsteemi Merit Aktiva kustutatakse algne fail turvakaalutlustel Teenuse serverist.

5.5. Säilitustähtajad. Dokumentide metaandmeid, toimingulogisid ja kasutajakonto andmeid säilitatakse kasutajakonto kehtivuse ajal ning kuni 12 (kaksteist) kuud pärast Teenuse kasutamise lõppemist, kui kohaldatavast õigusest (sealhulgas raamatupidamisdokumentide säilitamise nõuetest) ei tulene teisiti.

5.6. Teenusepakkuja ei edasta andmeid kolmandatele isikutele, välja arvatud:

• edastamine süsteemi Merit Aktiva kasutaja algatusel ja tema juurdepääsuvõtmeid kasutades;
• dokumentide automaatseks tuvastamiseks kasutatava tehnoloogiapartneri — ettevõtte Anthropic (töötlemine API kaudu) kasutamine, kellele edastatakse dokumendi andmeid üksnes teksti ja sisu tuvastamise eesmärgil;
• juhtudel, mis on otseselt ette nähtud Eesti Vabariigi või Euroopa Liidu õigusaktidega.

5.7. Andmete piiriülene edastamine. Punktis 5.6 nimetatud tehnoloogiapartner võib töödelda andmeid serverites, mis asuvad väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda (EMP). Selline edastamine toimub GDPR-is ette nähtud kohaldatavate andmekaitsemehhanismide alusel (eelkõige standardsete lepingutingimuste (Standard Contractual Clauses) ja/või muude tunnustatud piiriülese andmeedastuse mehhanismide alusel).

5.8. Andmesubjekti õigused. Kasutajal (või andmesubjektil, kelle andmeid Teenuse raames töödeldakse) on õigus: saada juurdepääs oma isikuandmetele; nõuda nende parandamist; nõuda töötlemise piiramist; nõuda andmete kustutamist (nn „õigus olla unustatud“); nõuda andmete ülekantavust; esitada vastuväiteid töötlemisele; võtta tagasi varem antud nõusolek; esitada kaebus järelevalveasutusele — Andmekaitse Inspektsioonile (www.aki.ee).

5.9. Punktis 5.8 nimetatud õiguste teostamiseks võib kasutaja pöörduda teenusepakkuja poole aadressil info@luxevista.ee.

5.10. Kui teenusepakkuja töötleb kasutaja klientide (ettevõtete, kellele kasutaja osutab raamatupidamisteenust) andmeid volitatud töötlejana, võib teenusepakkuja ja vastava vastutava töötleja vahel sõlmida eraldi isikuandmete töötlemise lepingu (Data Processing Agreement, DPA), mis täpsustab sellise töötlemise tingimusi.

6. Integratsioon süsteemiga Merit Aktiva

6.1. Dokumentide edastamine toimub Merit Aktiva ametliku API kaudu, kasutades vastava ettevõtte juurdepääsuvõtmeid.

6.2. Teenusepakkuja ei vastuta süsteemi Merit Aktiva toimimise, kättesaadavuse ega sisu eest.

6.3. Merit Aktiva API ajutise kättesaamatuse korral säilitatakse kinnitatud dokument Teenuse sees saatmisjärjekorras; kordussaatmine toimub automaatselt või kasutaja poolt käsitsi pärast API kättesaadavuse taastumist.

7. Vastutus

7.1. Teenust pakutakse põhimõttel „nagu on“ („as is“). Teenusepakkuja teeb mõistlikke pingutusi selle katkematu toimimise tagamiseks, kuid ei taga tõrgete, vigade puudumist ega täielikku vastavust kasutaja ootustele.

7.2. Teenusepakkuja ei vastuta kahju eest, mis on tekkinud andmevigade tõttu, mida kasutaja ei ole kontrollimisel avastanud, samuti Teenuse vale kasutamise tõttu.

7.3. Raamatupidamisandmete õigsuse ja nende vastavuse eest õigusaktidele vastutab kasutaja ja/või teda teenindav raamatupidaja.

7.4. Teenusepakkuja koguvastutus kasutaja ees mis tahes alusel, mis on seotud Teenuse kasutamisega, on piiratud summaga, mille kasutaja (või tema esindatav ettevõte) on Teenuse eest tegelikult tasunud 12 (kaheteistkümne) kuu jooksul enne vastutuse tekkimise põhjustanud sündmust.

7.5. Teenusepakkuja ei vastuta käesolevatest Tingimustest tulenevate kohustuste täitmata jätmise või mittenõuetekohase täitmise eest, kui see on põhjustatud vääramatu jõu asjaoludest (force majeure), sealhulgas muu hulgas: internetitaristu tõrked, kolmandate isikute tegevus, õigusaktide muudatused, õnnetused, loodusõnnetused.

8. Juurdepääs ja lõpetamine

8.1. Administraatoril on õigus muuta juurdepääsuõigusi või blokeerida kasutajakonto käesolevate Tingimuste rikkumise korral.

8.2. Kasutajal on õigus Teenuse kasutamine igal ajal lõpetada, teavitades sellest teenusepakkujat.

8.3. Pärast Teenuse kasutamise lõppemist säilitatakse kasutajakonto andmeid ja dokumentidega seotud metaandmeid punktis 5.5 nimetatud tähtaja jooksul, mille möödumisel need kustutatakse, välja arvatud juhtudel, kui kohaldatav õigus nõuab pikemat säilitamist. Kasutaja enne nimetatud tähtaja möödumist esitatud taotluse alusel võimaldab teenusepakkuja juurdepääsu kasutajakonto andmete eksportimiseks masinloetavas vormingus.

9. Tingimuste muutmine

9.1. Teenusepakkujal on õigus käesolevaid Tingimusi muuta. Muudatustest teavitatakse kasutajaid eelnevalt (sealhulgas e-posti teel või Teenuse teate kaudu); Teenuse kasutamise jätkamine pärast muudatuste jõustumist tähendab kasutaja nõusolekut uuendatud Tingimustega.

10. Küpsised ja analüütika

10.1. Teenus võib kasutada tehniliselt vajalikke küpsiseid kasutaja seansi toimimise tagamiseks (autentimine, liidese seadete salvestamine).

10.2. Analüütiliste või muude mitte rangelt vajalike küpsiste kasutamise korral esitatakse kasutajale vastav teavitus ja võimalus väljendada nõusolekut kohaldatava elektroonilise side konfidentsiaalsust käsitleva õiguse ette nähtud korras.

11. Kohaldatav õigus

11.1. Käesolevatele Tingimustele kohaldatakse Eesti Vabariigi õigust.

11.2. Käesolevatest Tingimustest tulenevad või nendega seotud vaidlused lahendatakse teenusepakkuja asukohajärgses pädevas kohtus, kui kohaldatava õiguse imperatiivsetest normidest ei tulene teisiti.

Kontakt: info@luxevista.ee

1. Общие положения

1.1. Настоящие Условия пользования сервисом (далее — «Условия») регулируют использование веб-сервиса LuxeVista (далее — «Сервис»), доступного по адресу app.luxevista.ee, предназначенного для подготовки, распознавания и передачи бухгалтерских документов (счетов) в учётную систему Merit Aktiva.

1.2. Используя Сервис, пользователь подтверждает, что ознакомился с настоящими Условиями и согласен с ними в полном объёме.

1.3. Доступ к Сервису предоставляется только по приглашению администратора; самостоятельная регистрация недоступна.

1.4. Если между пользователем (либо представляемой им компанией) и оператором заключён отдельный договор на оказание бухгалтерских услуг, настоящие Условия регулируют исключительно порядок использования программного Сервиса и не заменяют собой такой договор. В случае противоречий между настоящими Условиями и договором на оказание бухгалтерских услуг в части, касающейся оказания бухгалтерских услуг, применяются положения договора.

2. Учётная запись

2.1. Пользователь получает доступ по персональной ссылке-приглашению и самостоятельно создаёт пароль.

2.2. Пользователь обязан хранить учётные данные в тайне и не передавать их третьим лицам.

2.3. Рекомендуется включить двухфакторную аутентификацию (2FA) для защиты доступа.

2.4. Пользователь несёт ответственность за все действия, совершённые под его учётной записью.

2.5. В случае подозрения на компрометацию учётных данных (утрату, кражу, несанкционированный доступ) пользователь обязан незамедлительно уведомить оператора по контактному адресу, указанному в настоящих Условиях, а также сменить пароль.

2.6. Восстановление доступа при утрате пароля осуществляется через процедуру подтверждения личности, предусмотренную функционалом Сервиса (например, по электронной почте, привязанной к учётной записи). Оператор вправе отказать в восстановлении доступа при наличии обоснованных сомнений в личности обратившегося.

3. Назначение и порядок работы

3.1. Сервис позволяет загружать закупочные счета, создавать счета продажи, распознавать данные с помощью технологий искусственного интеллекта и передавать документы в Merit Aktiva.

3.2. Автоматическое распознавание носит вспомогательный характер. Итоговую проверку и подтверждение данных выполняет пользователь и/или бухгалтер. Оператор не гарантирует стопроцентную точность автоматического распознавания.

3.3. Пользователь обязан проверять корректность распознанных данных перед подтверждением и отправкой документа. Ответственность за последствия отправки неполных или ошибочных данных, не выявленных при проверке, определяется разделом 7 настоящих Условий.

3.4. Сервис не гарантирует обработку документа к конкретному сроку (например, к сроку сдачи налоговой декларации или сроку оплаты счёта). Пользователю рекомендуется загружать документы заблаговременно.

4. Обязанности пользователя

4.1. Загружать в Сервис только те документы, на обработку которых пользователь имеет законное право.

4.2. Не загружать документы третьих лиц (в том числе клиентских компаний, не относящихся к учётной записи пользователя) без соответствующего правового основания.

4.3. Не загружать вредоносные файлы, не пытаться нарушить работу Сервиса, не получать несанкционированный доступ к данным других пользователей или компаний.

4.4. Использовать Сервис в законных целях и в соответствии с законодательством Эстонской Республики и Европейского союза.

5. Данные и конфиденциальность

5.1. Сервис обрабатывает данные счетов, включая реквизиты контрагентов, которые могут содержать персональные данные. Обработка осуществляется в соответствии с Общим регламентом по защите данных (ЕС) 2016/679 (GDPR). Технические и организационные меры защиты данных описаны во внутреннем документе оператора и предоставляются по запросу уполномоченным лицам.

5.2. Роли по GDPR. В отношении персональных данных, содержащихся в документах клиентов оператора (например, компаний, которым оказываются бухгалтерские услуги), оператор (LuxeVista OÜ) выступает в качестве обработчика данных (processor), а соответствующая клиентская компания либо иное лицо, определяющее цели и способы обработки, — в качестве контролёра данных (controller). В отношении данных самой учётной записи пользователя (имя, email, пароль и иные регистрационные данные) оператор выступает в качестве контролёра данных.

5.3. Правовое основание обработки — исполнение договора (оказание услуг Сервиса), исполнение юридической обязанности (ведение бухгалтерского учёта в соответствии с законодательством) и законный интерес оператора в обеспечении работоспособности и безопасности Сервиса.

5.4. Загруженные файлы хранятся на защищённом сервере; после успешной передачи закупочного документа в Merit Aktiva исходный файл удаляется с сервера Сервиса в целях безопасности.

5.5. Сроки хранения. Метаданные документов, журналы операций (логи) и данные учётной записи хранятся в течение срока действия учётной записи пользователя и до 12 (двенадцати) месяцев после прекращения использования Сервиса, если иной срок не установлен применимым законодательством (в том числе требованиями к хранению бухгалтерских документов).

5.6. Оператор не передаёт данные третьим лицам, за исключением:

• передачи в Merit Aktiva по инициативе и с использованием ключей доступа пользователя;
• использования технологического подрядчика для автоматического распознавания документов — компании Anthropic (обработка через API), которой данные документа передаются исключительно в целях распознавания текста и содержания;
• случаев, прямо предусмотренных законодательством Эстонской Республики или Европейского союза.

5.7. Трансграничная передача данных. Технологический подрядчик, указанный в п. 5.6, может обрабатывать данные на серверах, расположенных за пределами Европейской экономической зоны (ЕЭЗ). Такая передача осуществляется на основании применимых механизмов защиты данных, предусмотренных GDPR (в частности, стандартных договорных условий (Standard Contractual Clauses) и/или иных признанных механизмов трансграничной передачи данных).

5.8. Права субъекта данных. Пользователь (либо субъект данных, чьи данные обрабатываются в рамках Сервиса) вправе: получить доступ к своим персональным данным; требовать их исправления; требовать ограничения обработки; требовать удаления данных («право быть забытым»); требовать переносимости данных; возражать против обработки; отозвать ранее данное согласие; подать жалобу в надзорный орган — Инспекцию по защите данных Эстонии (Andmekaitse Inspektsioon, www.aki.ee).

5.9. Для реализации прав, указанных в п. 5.8, пользователь может обратиться к оператору по адресу info@luxevista.ee.

5.10. Если оператор обрабатывает данные клиентов пользователя (компаний, которым пользователь оказывает бухгалтерские услуги) в качестве обработчика, между оператором и соответствующим контролёром данных может быть заключено отдельное соглашение об обработке данных (Data Processing Agreement, DPA), уточняющее условия такой обработки.

6. Интеграция с Merit Aktiva

6.1. Передача документов осуществляется через официальный API Merit Aktiva с использованием ключей доступа соответствующей компании.

6.2. Оператор не несёт ответственности за работу, доступность и содержание системы Merit Aktiva.

6.3. В случае временной недоступности API Merit Aktiva подтверждённый документ сохраняется в очереди на отправку внутри Сервиса; повторная отправка выполняется автоматически либо пользователем вручную после восстановления доступности API.

7. Ответственность

7.1. Сервис предоставляется «как есть» («as is»). Оператор прилагает разумные усилия для его бесперебойной работы, но не гарантирует отсутствие сбоев, ошибок или полного соответствия ожиданиям пользователя.

7.2. Оператор не несёт ответственности за убытки, возникшие вследствие ошибок в данных, не выявленных пользователем при проверке, а также вследствие неверного использования Сервиса.

7.3. Ответственность за достоверность бухгалтерских данных и их соответствие законодательству несёт пользователь и/или обслуживающий его бухгалтер.

7.4. Совокупная ответственность оператора перед пользователем по любым основаниям, связанным с использованием Сервиса, ограничивается суммой, фактически уплаченной пользователем (или представляемой им компанией) за услуги Сервиса за 12 (двенадцать) месяцев, предшествующих событию, повлёкшему возникновение ответственности.

7.5. Оператор не несёт ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящим Условиям, если это вызвано обстоятельствами непреодолимой силы (форс-мажор), включая, помимо прочего: сбои в работе интернет-инфраструктуры, действия третьих лиц, изменения законодательства, аварии, стихийные бедствия.

8. Доступ и прекращение

8.1. Администратор вправе изменить права доступа или заблокировать учётную запись при нарушении настоящих Условий.

8.2. Пользователь вправе прекратить использование Сервиса в любой момент, уведомив оператора.

8.3. После прекращения использования Сервиса данные учётной записи и связанные метаданные документов хранятся в течение срока, указанного в п. 5.5, после чего подлежат удалению, за исключением случаев, когда более длительное хранение требуется применимым законодательством. По запросу пользователя, направленному до истечения указанного срока, оператор предоставляет доступ к экспорту данных учётной записи в машиночитаемом формате.

9. Изменения условий

9.1. Оператор вправе изменять настоящие Условия. Об изменениях пользователи уведомляются заблаговременно (в том числе по электронной почте или через уведомление в Сервисе); продолжение использования Сервиса после вступления изменений в силу означает согласие пользователя с обновлёнными Условиями.

10. Файлы cookie и аналитика

10.1. Сервис может использовать технически необходимые файлы cookie для обеспечения работы сеанса пользователя (авторизация, сохранение настроек интерфейса).

10.2. В случае использования аналитических или иных не строго необходимых файлов cookie пользователю предоставляется соответствующее уведомление и возможность выразить согласие в порядке, предусмотренном применимым законодательством о конфиденциальности электронных коммуникаций.

11. Применимое право

11.1. К настоящим Условиям применяется право Эстонской Республики.

11.2. Споры, возникающие из настоящих Условий или в связи с ними, разрешаются в компетентном суде по месту нахождения оператора, если иное не предусмотрено императивными нормами применимого законодательства.

Контакт: info@luxevista.ee